【仕事】会社内の仕事はなぜ無駄が多いのか【働き方改革】

4月から働き方改革関連法が施行されました。
内容についてはさまざまなサイトで解説されていますので、それらを見ていただくとして、この記事では実際に会社内で働く者として思うところを書いてみたいと思います。
実際の会社内はどうなっているのか?を知りたい。
そんな方に向けた記事です。

本記事の内容
・なぜ残業時間が多いのか?
・根本的な解決になっているのか?
・個人としてはどうしたらよいの?

■なぜ残業時間が多いのか?

勤務時間は法律で決められています。
労働基準法第32条で1週間40時間、1日8時間を超えて労働させてはならない、と定められています。
上記を超える場合、使用者(会社)と労働者が協定を結び、労働基準監督署に届け出てはじめて時間外労働、つまり残業をさせることができるのです。

※時間外労働とは1週間40時間を超える労働時間、1日8時間を超える労働時間のことを指します。

そもそもこの基本的なことを知らない人が多いです。
かくゆう私もつい5年くらい前まではちゃんと理解できていませんでした。

会社の職場では、仕事が定時に終わらないと、仕事が終わるまで残業するのが当たり前のような空気がありますが、そもそもは法律で働かせてはいけない時間に働かせているのです。

通常の会社を想定すると、9時から18時まで休憩1時間を除いて1日8時間働いていることでしょう。

1日8時間も時間があって終わらない仕事ってなんでしょうか。
こうした素朴な疑問すら、会社の中にいると、「何言ってんだ、コイツ」といった目で見られます。

残業が一時的なものであればまだ納得ができます。
年度末、年末年始、ゴールデンウィークをはじめとした連休の前後、などどうしても仕事が集中してしまう時期はあります。
その時期に定時で終わらず、やむなく残業しなければならないということはあるでしょう。

しかし、多くの会社では、残業することが定常化しています。当たり前になっているのです。

原因は2つしかありません。

1.そもそも人数に対する仕事の量が多すぎる
2.仕事と能力が合っていない

1.については、わかりますよね。100人分の仕事を5人でやっていたら、そもそも時間がいくらあっても終わりません。
2.については、その人のスキルや能力と与えている仕事の難易度がかみ合っていなければ、時間がかかってしまいます。

1.の場合は、仕事の量を減らすか、人を増やすしか解決策はありません。
2.の場合は、適材適所を適切に行うことで解決することができます。

ですが、最近他にも原因があることがようやくわかりました。

それは会社内の仕事は無駄が多すぎることです。

無駄の多いことの原因は以下の3つです。
・電話
・会議(打ち合わせ)
・メール

電話は即時性という意味では効果が高い連絡手段ですが、問題はかける相手のことを無視していることです。
電話はかける側の一方的な都合であり、かかってくる側としては相手の都合に付き合わされることになります。
これが仕事の妨げになります。

仕事に取りかかり、集中していたところに電話がかかってくるとせっかく集中していた仕事が中断されます。

電話が終わった後にすぐ集中モードに戻れるかというと戻れるはずはなく、一説によると戻るのに15分かかるそうです。

電話が4回かかってくると、少なくとも1時間の集中時間が失われていくのです。

次に会議です。
会議は、その時間帯拘束されることになります。
おそらく多くの会社の会議は、何かを決定することではなく、上長への報告の場であることがほとんどではないでしょうか。
会議の時間は短くても30分、通常1時間は行われます。

するとその時間は自分の仕事をすることができなくなってしまいます。

この会議は、参加するだけであれば会議の時間の拘束だけで済みますが、開催する側になるとさらに大変です。

会議を開催するために、
・会議場所の確保
・会議開催の案内
・資料の収集
・配布資料の準備
・会議の議事進行
・開催後の議事録作成
・記事録の送付
・指摘事項の取りまとめ
・指摘事項のトレース
・指摘事項の報告確認
といったことをやらなければなりません。

週に1度会議があるだけで、会議関連の作業で時間がなくなります。
週次や月次の会議が重なったりした場合は、もう会議だけで数日が終わってしまいます。

そしてメールです。
メールも数が多くすべてのメールをよく読んで理解して返信していたら、一日の大半は終わってしまいます。
メールは当事者同士でのやり取りだけならまだしも、関係者には一応情報連携しておこうということで、関係しそうな人には全員CCでメールを送ります。

すると未読のメールがどんどん溜まっていきます。

重要なメールを見落としてしまうこともあり、大きな問題になることもあります。

この電話と会議とメールが原因で、業務時間内の大半は自分の仕事に集中して取り組むことができず、結局定時過ぎてから自分の仕事にようやく取り組めるという事態になってしまうのです。

少し考えれば、こうした事態はおかしいと思うのですが、会社内で働いている社員はそれが当たり前だと思っていて疑問の念すら浮かばないのです。

■根本的な解決になっているのか?

悲しいことに会社内で自浄努力によりこうした事態が改善することはありません。
それはそうです。異常な状態であると認識している人がいないのですから。
特に上位の管理職の人ほどその傾向があります。

結果、お上が海外からの指摘や圧力などにより、法律で強制的に従わせることになります。

今回の働き方改革関連法も同じです。

残業時間を減らせ、有給休暇を取得しろ、と法律で強制的に行わせないとできないのはとても情けないことなのですが、それが実態です。

法律で強制的に従わせることで根本的な解決になるのでしょうか。

当然なりません。

本当の意味で生産性向上を図るか、仕事の中身そのものを見直しして減らすか、無駄を省いて効率的な仕組みに変更するか、しないといけないのですが、それをしないでただ残業するな!の指示しか出せない管理者ばかりなのですから。

私は今まで会社員として20数年働いてきましたが、仕事を減らす指示をした上司を見たことがありません。
あれやれこれやれと仕事を増やす指示ばかりです。

そうした上司の無理難題をひたすら滅私奉公する人が、出世していくのです。
出世する人はワーカホリックの人が多いです。

その仕事が好きな人はまだ良いですが、好きでもない興味もない仕事を任せられている人にとってはワーカホリックの上司に付き合わされて長時間労働するのは地獄でしかありません。

おそらく形上の残業時間削減や有休休暇取得がなされて終わりになる会社が多いのではないかと思います。

つまりサービス残業や仕事を家に持ち帰ってやる、といったことで対応するということです。

■個人としてはどうしたらよいのか?

そんな中、個人としては手をこまねいているだけでよいのでしょうか。

よほど素晴らしい上司に恵まれた幸運なごく少数の人を除いて、相も変わらず長時間労働で働かされることになるでしょう。

そうだとすると、自分の身は自分で守るしかありません。

私自身も自分の身は自分で守るようにしています。

私は以下のようなことをしていますので、ご参考になれば幸いです。

・会社にいる時間をできるだけ減らす。
これは会社内の文化に毒されないためです。
会社にいる時間が長くなればなるほど、会社内の空気に染まっていき、周囲の暗黙の了解を受け入れるようになっていきます。

すると、残業するのが当たり前、休日出勤するのが当たり前、無断な仕事のやり方が当たり前、という会社の文化に溶け込んでいってしまいます。

そうならないためにも、会社にいる時間はできるだけ短くしましょう。

昔は私も始業時間前に早くいって仕事をしていましたが、最近は近くのカフェでギリギリまでお茶を飲んで気持ちをゆったりさせるようにしています。

これは別の目的もあります。

実は通勤するだけでかなりのエネルギーを失っています。それを回復する意味でも休憩を取るようにしています。

・電話は取らないようにする。
電話は緊急の用以外はその場ではすぐには出ません。周囲には、席に座っていても基本折り返しの返事をするようにお願いしています。
電話をかけてくる相手の都合に合わせる必要はありません。
集中して仕事に取り組むためには、集中力を中断させてはいけません。

本当に集中して仕事をしたい時は、会議室を予約して会議室内で仕事をしています。

誰にも邪魔されず仕事に集中できる環境は自ら作り出すようにしましょう。

・メールは決まった時間にしか見ない。
メールソフトを立ち上げておくと、メールが届くたびに知らせてくれますよね。

これも気になって読んでしまうと仕事が中断することになりますから、メールは読む時間を決めてその時間以外はメールソフトを落としています。

私は朝と夕方の2回まとめて読みます。

メールで緊急かつ重要な内容のものがあったら、送信した人が会いにきたり、緊急の電話をかけてきます。

それ以外はまとめて読んでも問題ないものばかりなので、即座に読む必要がありませんから、バサッと切り捨てましょう。

仕事はできるだけ絞るようにしましょう。

自分にとって本当にやらなければいけない仕事だけにして集中して取り組むことで、成果を上げられます。

この考え方は「エッセンシャル思考」と呼ばれるものですが、詳細は別途記事にしたいと思います。

周りに振り回されず、自分自身の生産性を向上させて、残業を減らすようにしていきましょう。

周囲がなんとかしてくれると思わないことです。

頑張っていきましょう。


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